Una de las funciones del secretario/administrador de una comunidad de propietarios es la elaboración de actas, certificados y cualquier otro documento relativo a la misma, además de ser la persona encargada de llevar las cuentas y velar por el buen funcionamiento de la actividad económica de la misma. Para ello es imprescindible el Libro de Cuentas.
En este libro se deben anotar todos los ingresos y gastos de la comunidad, tales como el abono de las cuotas o derramas, el pago de los suministros energéticos, servicios de mantenimiento, impuestos, empleados, etc. Debe realizarse de manera minuciosa y detallada, lo que puede llegar a resultar bastante pesado y, en ocasiones, algo complejo, sobre todo si no se tienen conocimientos contables.
Ya son pocas las comunidades que conservan el modo de gestión tradicional apoyada principalmente en movimientos de efectivo con una caja custodiada por el presidente que era quien se encargada de cobrar las cuotas puerta por puerta y pagar a los proveedores en mano.
Hoy en día, las entidades financieras han facilitado esta tarea. Por medio de la banca online se puede acceder al estado de cuentas de una comunidad y comprobar su saldo o realizar las operaciones que se requieran, ya sean pagos de recibos o cobros de cuotas vecinales, además de poder obtener un extracto de los movimientos bancarios del último año. Todo esto ha posibilitado una mejora en la gestión de las comunidades pero no debe olvidarse que para llevar un buen control de la contabilidad es preciso llevar al día el Libro de Cuentas, que no tiene por qué coincidir con los movimientos bancarios.
Veamos un ejemplo
Una empresa multiservicios ha realizado durante un mes diversos trabajos en una comunidad; cambio de bombillas, reparación de la cerradura del portal y colocación de varias tejas que se habían movido, cada trabajo con su factura correspondiente. Para simplificar el pago se emitió un único recibo a final de mes que se cargó en la cuenta de la comunidad. Un solo apunte contable en la cuenta del banco pero no así en el Libro de Cuentas de la comunidad, donde habrá que reflejar lo siguiente:
- Cambio de bombillas: XXX €
- Reparación de cerradura del portal: XXX €
- Colocación de tejas sueltas: XXX €
Así pues, para ofrecer claridad en la gestión económica de una comunidad de vecinos es imprescindible llevar al día el Libro de Cuentas.